1. Généralités

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d'identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignements confidentiels toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entités désignées à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.

Le Réseau pour un Québec Famille (ci-après RPQF) reconnaît qu’il aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, commerciaux, techniques ou juridiques liés aux opérations des acteurs suivants, mais sans s’y limiter : des client(e)s, des participant(e)s à ses activités, des organismes, des entreprises, des partenaires, des fournisseurs, des membres et des employés (ci-après parties prenantes) notamment, en ce qui concerne ses stratégies, ses opportunités d’affaires, sa propriété intellectuelle, ses ententes d’impartition et autres informations de cette nature.

Le RPQF s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses parties prenantes. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.

2. Lois applicables

Le RPQF est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3. Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaires, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. Le RPQF ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées. Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des entreprises, des organismes, des partenaires, les identifications des client(e)s, les identifications des contacts, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuels d’une entité, etc.

4. Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnels et soient autorisées à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tous les employé(e)s, mandataires et/ou sous-traitants de RPQF ayant accès aux systèmes informatiques et aux données confidentielles, de sorte qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite des parties prenantes. Le RPQF reconnaît que l’information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non autorisée de cette information
confidentielle peut lui causer des dommages importants. Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, le RPQF utilisera l’information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles en tout temps, à moins qu’elles ne soient diffusées ou publiées dans les médias, par les parties prenantes ou toute autre personne, en auquel cas, ces données ne seront plus considérées comme étant de nature confidentielle.

Un document est considéré non confidentiel:

• S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
• Si au moment de sa divulgation, était du domaine public;
• S’il devient disponible, après le transfert d’information entre les parties prenantes et le RPQF, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par RPQF;
• S’il est divulgué au RPQF par une tierce partie;
• S’il s’agit d’information gouvernementale publiée et publique.
• Les renseignements collectés sont notamment utilisés pour les finalités suivantes :
• Réaliser la démarche d’obtention initiale du Sceau Concivili, ainsi que ses renouvellements annuels;
• Concevoir et mettre en œuvre des projets;
• Organiser des évènements, des conférences, des formations et des activités;
• Inscrire des participant(e)s à des évènements, conférences, formations et activités;
• Inscrire des entreprises comme fournisseurs de services;
• Inscrire des individus, entreprises ou organismes à l’infolettre;
• Répondre aux prises de contacts et aux demandes d’information;
• Établir des partenariats;
• Enregistrer les données confidentielles dans la base de données;
• Traiter les données;
• Analyser et répondre aux requis des parties prenantes;
• Sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
• Offrir un service spécialisé dans le domaine de la conciliation famille-travail.

 

5. Conservation des renseignements

Le RPQF conserve les informations personnelles des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En collaborant avec le RPQF, les parties prenantes donnent leur consentement au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Le RPQF ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle des parties prenantes à un tiers est exigée. Le RPQF a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession. Cependant, malgré toutes les mesures mises en place, aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est infaillible ou peut garantir l’absence complète de risque. Les parties prenantes sont invitées à communiquer avec le RPQF sans délai si le caractère confidentiel des renseignements personnels transmis semble être compromis.

Le RPQF convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

6. Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc les parties prenantes à demeurer informées de la manière dont le RPQF traite les renseignements personnels.

7. Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, les parties prenantes sont invitées à communiquer avec madame Julie Guilbault Cournoyer, conseillère aux communications et marketing au sein du RPQF, aux coordonnées suivantes :

Téléphone : (450) 812-9465
Courriel : confidentialite@quebecfamille.org
Courrier : 6200, boulevard Taschereau bureau 307, Brossard, Québec, J4W 3J8